面對(duì)數(shù)字時(shí)代財(cái)務(wù)工作的變革，企業(yè)“業(yè)財(cái)稅金檔一體化”，使業(yè)務(wù)發(fā)生、處理和歸檔管理的全過(guò)程在線化。在資源共享理念的帶動(dòng)下，電子檔案管理研究和實(shí)踐的不斷深入，使得電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)一步擴(kuò)大了企業(yè)數(shù)字化的應(yīng)用范圍。
與此同時(shí)，檔案電子化浪潮已席卷來(lái)臨，為什么有如此多的企業(yè)使用電子會(huì)計(jì)檔案？企業(yè)應(yīng)如何擁抱政策和業(yè)務(wù)變革驅(qū)動(dòng)的電子會(huì)計(jì)檔案？TA僅僅是存檔么？又有哪些驚艷的落地應(yīng)用？
2月3日，用友網(wǎng)絡(luò)針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案舉行一場(chǎng)別開(kāi)生面的專題直播活動(dòng)。直播現(xiàn)場(chǎng)，用友稅務(wù)云事業(yè)部咨詢專家鄭丹丹，用友稅務(wù)云事業(yè)部方案咨詢顧問(wèn)蔡堃，用友稅務(wù)云事業(yè)部方案咨詢顧問(wèn)張艷超，在用友稅務(wù)管理業(yè)務(wù)總監(jiān)、“互聯(lián)網(wǎng)+財(cái)稅聯(lián)盟”副秘書(shū)長(zhǎng)劉沛主持下，解讀電子檔案新發(fā)展。
擁抱會(huì)計(jì)檔案電子化變革的四駕馬車
會(huì)計(jì)檔案電子化工作從2013年起，由國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家稅務(wù)總局、國(guó)家檔案局牽頭，以電子發(fā)票報(bào)銷入賬歸檔試點(diǎn)的形式開(kāi)啟。隨著電子發(fā)票，特別是去年專票電子化改革的落地，讓會(huì)計(jì)檔案電子化受到社會(huì)和企業(yè)的廣泛關(guān)注。
直播當(dāng)天，鄭丹丹從宏觀政策的外部推動(dòng)到企業(yè)管理的內(nèi)部需求兩個(gè)層面介紹了檔案電子化的發(fā)展歷程。財(cái)政部、國(guó)家檔案局于2020年3月、6月、11月連續(xù)發(fā)布了財(cái)會(huì)【2020】6號(hào)文、《關(guān)于電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》、《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子檔案單套管理一般要求（征求意見(jiàn)稿）》，明確了電子發(fā)票、行程單、銀行回單等多種電子會(huì)計(jì)憑證可以僅以電子形式報(bào)銷入賬歸檔。尤其在2021年1月1日起施行的《檔案法》中提出：“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”、“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”等要求，為電子檔案單套制管理提供了原則要求和法律支撐。
對(duì)企業(yè)而言，企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)張、并購(gòu)重組、財(cái)務(wù)共享中心模式等業(yè)務(wù)形態(tài)，使得檔案的管理是分散的、傳統(tǒng)的，加之“電子專票”開(kāi)啟了無(wú)紙化時(shí)代及企業(yè)信息化系統(tǒng)的升級(jí)優(yōu)化，都通過(guò)電子會(huì)計(jì)檔案平臺(tái)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了信息資源的使用效益。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)連接的層面來(lái)說(shuō)，新《辦法》解釋：通過(guò)計(jì)算機(jī)形成、傳輸和存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案是電子會(huì)計(jì)檔案。因此電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的連接傳輸是符合《辦法》定義的。用友已完成了上百個(gè)項(xiàng)目應(yīng)用，通過(guò)系統(tǒng)連接，一鍵歸檔。一方面避免人為操作，減免數(shù)據(jù)丟失、損毀、篡改等失誤；另一方面完全實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化應(yīng)用、營(yíng)運(yùn)增效。
張艷超補(bǔ)充談到，從國(guó)家推行專票電子化和無(wú)紙化進(jìn)程的層面來(lái)說(shuō)，電子會(huì)計(jì)檔案在其中起到了關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和樞紐的作用：企業(yè)在推行無(wú)紙化的過(guò)程中，業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括：OA系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、共享系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等的建設(shè)，主要解決了線上業(yè)務(wù)處理的問(wèn)題，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性地解決紙質(zhì)文件存儲(chǔ)的問(wèn)題，最終是否能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)紙化，關(guān)鍵是看存檔環(huán)節(jié)是否實(shí)現(xiàn)電子化和線上化。因此，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子化和無(wú)紙化是前置條件。
蔡堃從用友會(huì)計(jì)檔案為企業(yè)帶來(lái)切身價(jià)值的角度談到，回歸到企業(yè)自身，“無(wú)紙化”為企業(yè)帶來(lái)的最直接價(jià)值就是降本增效。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔問(wèn)題在于紙質(zhì)憑證輸出耗材成本高、手工裝冊(cè)歸檔重復(fù)性工作量大、存儲(chǔ)空間需求大、并且受限于紙質(zhì)檔案本身的特性，查詢調(diào)研條件顆粒度粗糙，數(shù)據(jù)不能得到有效利用。近年來(lái)，用友電子會(huì)計(jì)檔案服務(wù)上線的項(xiàng)目實(shí)際應(yīng)用中，年憑證量十萬(wàn)級(jí)的企業(yè)每年可節(jié)省綜合成本達(dá)百萬(wàn)級(jí)，而千萬(wàn)級(jí)年憑證量的集團(tuán)型企業(yè)、大型企業(yè)每年節(jié)省綜合成本達(dá)到數(shù)千萬(wàn)。不論企業(yè)類型、不分行業(yè)領(lǐng)域，能夠?qū)崿F(xiàn)降本增效并將更多的資源投入到企業(yè)經(jīng)營(yíng)中，都是檔案電子化的價(jià)值體現(xiàn)。
采、制、存、查全生命周期管理
不論從國(guó)家政策推動(dòng)層面，還是企業(yè)內(nèi)部管理需求、企業(yè)降本增效等層面，企業(yè)應(yīng)用電子會(huì)計(jì)檔案已成必然趨勢(shì)。用友電子會(huì)計(jì)檔案可以通過(guò)核算系統(tǒng)、報(bào)銷系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)以及影像系統(tǒng)，完成企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的采集、制作、存儲(chǔ)和查詢。首先是通過(guò)接口或者其他方式，先把需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)采集過(guò)來(lái)；其次，按照歸檔的規(guī)則對(duì)需要?dú)w檔的文件進(jìn)行整理上架；形成完整的檔案，方便內(nèi)部及外部的利用。通過(guò)“采、制、存、查”四個(gè)要點(diǎn)步驟，實(shí)現(xiàn)檔案的全生命周期管理，真正讓檔案成為企業(yè)可以用起來(lái)的數(shù)據(jù)。
目前，用友電子會(huì)計(jì)檔案已有眾多頭部企業(yè)客戶，部分客戶參與了財(cái)政部、國(guó)家檔案局開(kāi)展的電子會(huì)計(jì)檔案試點(diǎn)，并成功通過(guò)了驗(yàn)收。2020年8月，用友被國(guó)家檔案局列入《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》的承擔(dān)單位之一，也是參與修訂的一家民營(yíng)企業(yè)，這充分證明了用友在電子會(huì)計(jì)檔案管理領(lǐng)域的服務(wù)能力。
臨在當(dāng)下的電子會(huì)計(jì)檔案
“臨在當(dāng)下”是禪宗里的一個(gè)關(guān)鍵概念，就是把全部注意力放在當(dāng)下，而非放在對(duì)未來(lái)的憧憬和期待。不論是大型企業(yè)、中小型企業(yè)還是創(chuàng)業(yè)公司，毫無(wú)疑問(wèn)都會(huì)面對(duì)數(shù)據(jù)化競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境，數(shù)據(jù)不會(huì)打敗你，而善用數(shù)據(jù)的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手會(huì)打敗你。數(shù)據(jù)從哪來(lái)？如何利用檔案數(shù)據(jù)助力業(yè)務(wù)增長(zhǎng)？這是用友在建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案之初的最根本思考，致力于“讓數(shù)據(jù)活起來(lái)”，檔案信息不僅是靜態(tài)資源與動(dòng)態(tài)資源的集成，更是管理與服務(wù)的融合，從而產(chǎn)生協(xié)同合作的價(jià)值。
直播中鄭丹丹介紹到：用友電子會(huì)計(jì)檔案在領(lǐng)域中已處于領(lǐng)先地位，從2016年起用友就開(kāi)始了對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)品的研發(fā)與建設(shè)，并且是按照國(guó)家檔案局驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)來(lái)建設(shè)的，截止目前已協(xié)助4家企業(yè)完成試點(diǎn)驗(yàn)收工作、已服務(wù)超過(guò)百家企業(yè)建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，這其中既有公有云部署、也有私有化部署方式，既有大型企業(yè)、也有中小型企業(yè)，所以用友有大量企業(yè)應(yīng)用實(shí)踐基礎(chǔ)以及豐富的成功經(jīng)驗(yàn)。
用友在專注電子會(huì)計(jì)檔案的同時(shí)，還涉及電子稅務(wù)檔案、文書(shū)檔案等領(lǐng)域。企業(yè)財(cái)稅數(shù)智化轉(zhuǎn)型一方面需要更精確的數(shù)據(jù)管理，同時(shí)也需要結(jié)合業(yè)務(wù)模式、商業(yè)模式等，來(lái)進(jìn)行更加綜合的管理和分析，才能提升檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值和效果。
企業(yè)的數(shù)智化轉(zhuǎn)型不僅是工具和組織的轉(zhuǎn)型，更是思維方式的轉(zhuǎn)型。企業(yè)的決策是否足夠數(shù)智化，是決定不同企業(yè)分處不同代際的標(biāo)志，且一旦落敗很難逆襲。用友電子會(huì)計(jì)檔案以單套制為發(fā)展方向，歷經(jīng)5年的發(fā)展建設(shè)、應(yīng)用實(shí)踐，已完成多場(chǎng)景、全融合對(duì)接用友YonBIP、YonSuite、U8+、U8 cloud、NC、NC Cloud等產(chǎn)品，同時(shí)完全支持與異構(gòu)系統(tǒng)連接。2021，數(shù)字時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，用友電子檔案團(tuán)隊(duì)將繼續(xù)不斷探索、持續(xù)創(chuàng)新，為客戶帶來(lái)更多智能的、可視的體驗(yàn),幫助企業(yè)降低經(jīng)營(yíng)成本、實(shí)現(xiàn)敏捷經(jīng)營(yíng)，助力企業(yè)商業(yè)創(chuàng)新！
與此同時(shí)，檔案電子化浪潮已席卷來(lái)臨，為什么有如此多的企業(yè)使用電子會(huì)計(jì)檔案？企業(yè)應(yīng)如何擁抱政策和業(yè)務(wù)變革驅(qū)動(dòng)的電子會(huì)計(jì)檔案？TA僅僅是存檔么？又有哪些驚艷的落地應(yīng)用？
2月3日，用友網(wǎng)絡(luò)針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案舉行一場(chǎng)別開(kāi)生面的專題直播活動(dòng)。直播現(xiàn)場(chǎng)，用友稅務(wù)云事業(yè)部咨詢專家鄭丹丹，用友稅務(wù)云事業(yè)部方案咨詢顧問(wèn)蔡堃，用友稅務(wù)云事業(yè)部方案咨詢顧問(wèn)張艷超，在用友稅務(wù)管理業(yè)務(wù)總監(jiān)、“互聯(lián)網(wǎng)+財(cái)稅聯(lián)盟”副秘書(shū)長(zhǎng)劉沛主持下，解讀電子檔案新發(fā)展。
擁抱會(huì)計(jì)檔案電子化變革的四駕馬車
會(huì)計(jì)檔案電子化工作從2013年起，由國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家稅務(wù)總局、國(guó)家檔案局牽頭，以電子發(fā)票報(bào)銷入賬歸檔試點(diǎn)的形式開(kāi)啟。隨著電子發(fā)票，特別是去年專票電子化改革的落地，讓會(huì)計(jì)檔案電子化受到社會(huì)和企業(yè)的廣泛關(guān)注。
直播當(dāng)天，鄭丹丹從宏觀政策的外部推動(dòng)到企業(yè)管理的內(nèi)部需求兩個(gè)層面介紹了檔案電子化的發(fā)展歷程。財(cái)政部、國(guó)家檔案局于2020年3月、6月、11月連續(xù)發(fā)布了財(cái)會(huì)【2020】6號(hào)文、《關(guān)于電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》、《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子檔案單套管理一般要求（征求意見(jiàn)稿）》，明確了電子發(fā)票、行程單、銀行回單等多種電子會(huì)計(jì)憑證可以僅以電子形式報(bào)銷入賬歸檔。尤其在2021年1月1日起施行的《檔案法》中提出：“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”、“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”等要求，為電子檔案單套制管理提供了原則要求和法律支撐。
對(duì)企業(yè)而言，企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)張、并購(gòu)重組、財(cái)務(wù)共享中心模式等業(yè)務(wù)形態(tài)，使得檔案的管理是分散的、傳統(tǒng)的，加之“電子專票”開(kāi)啟了無(wú)紙化時(shí)代及企業(yè)信息化系統(tǒng)的升級(jí)優(yōu)化，都通過(guò)電子會(huì)計(jì)檔案平臺(tái)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了信息資源的使用效益。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)連接的層面來(lái)說(shuō)，新《辦法》解釋：通過(guò)計(jì)算機(jī)形成、傳輸和存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案是電子會(huì)計(jì)檔案。因此電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的連接傳輸是符合《辦法》定義的。用友已完成了上百個(gè)項(xiàng)目應(yīng)用，通過(guò)系統(tǒng)連接，一鍵歸檔。一方面避免人為操作，減免數(shù)據(jù)丟失、損毀、篡改等失誤；另一方面完全實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化應(yīng)用、營(yíng)運(yùn)增效。
張艷超補(bǔ)充談到，從國(guó)家推行專票電子化和無(wú)紙化進(jìn)程的層面來(lái)說(shuō)，電子會(huì)計(jì)檔案在其中起到了關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和樞紐的作用：企業(yè)在推行無(wú)紙化的過(guò)程中，業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括：OA系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、共享系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等的建設(shè)，主要解決了線上業(yè)務(wù)處理的問(wèn)題，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性地解決紙質(zhì)文件存儲(chǔ)的問(wèn)題，最終是否能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)紙化，關(guān)鍵是看存檔環(huán)節(jié)是否實(shí)現(xiàn)電子化和線上化。因此，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子化和無(wú)紙化是前置條件。
蔡堃從用友會(huì)計(jì)檔案為企業(yè)帶來(lái)切身價(jià)值的角度談到，回歸到企業(yè)自身，“無(wú)紙化”為企業(yè)帶來(lái)的最直接價(jià)值就是降本增效。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔問(wèn)題在于紙質(zhì)憑證輸出耗材成本高、手工裝冊(cè)歸檔重復(fù)性工作量大、存儲(chǔ)空間需求大、并且受限于紙質(zhì)檔案本身的特性，查詢調(diào)研條件顆粒度粗糙，數(shù)據(jù)不能得到有效利用。近年來(lái)，用友電子會(huì)計(jì)檔案服務(wù)上線的項(xiàng)目實(shí)際應(yīng)用中，年憑證量十萬(wàn)級(jí)的企業(yè)每年可節(jié)省綜合成本達(dá)百萬(wàn)級(jí)，而千萬(wàn)級(jí)年憑證量的集團(tuán)型企業(yè)、大型企業(yè)每年節(jié)省綜合成本達(dá)到數(shù)千萬(wàn)。不論企業(yè)類型、不分行業(yè)領(lǐng)域，能夠?qū)崿F(xiàn)降本增效并將更多的資源投入到企業(yè)經(jīng)營(yíng)中，都是檔案電子化的價(jià)值體現(xiàn)。
采、制、存、查全生命周期管理
不論從國(guó)家政策推動(dòng)層面，還是企業(yè)內(nèi)部管理需求、企業(yè)降本增效等層面，企業(yè)應(yīng)用電子會(huì)計(jì)檔案已成必然趨勢(shì)。用友電子會(huì)計(jì)檔案可以通過(guò)核算系統(tǒng)、報(bào)銷系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)以及影像系統(tǒng)，完成企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的采集、制作、存儲(chǔ)和查詢。首先是通過(guò)接口或者其他方式，先把需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)采集過(guò)來(lái)；其次，按照歸檔的規(guī)則對(duì)需要?dú)w檔的文件進(jìn)行整理上架；形成完整的檔案，方便內(nèi)部及外部的利用。通過(guò)“采、制、存、查”四個(gè)要點(diǎn)步驟，實(shí)現(xiàn)檔案的全生命周期管理，真正讓檔案成為企業(yè)可以用起來(lái)的數(shù)據(jù)。
目前，用友電子會(huì)計(jì)檔案已有眾多頭部企業(yè)客戶，部分客戶參與了財(cái)政部、國(guó)家檔案局開(kāi)展的電子會(huì)計(jì)檔案試點(diǎn)，并成功通過(guò)了驗(yàn)收。2020年8月，用友被國(guó)家檔案局列入《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》的承擔(dān)單位之一，也是參與修訂的一家民營(yíng)企業(yè)，這充分證明了用友在電子會(huì)計(jì)檔案管理領(lǐng)域的服務(wù)能力。
臨在當(dāng)下的電子會(huì)計(jì)檔案
“臨在當(dāng)下”是禪宗里的一個(gè)關(guān)鍵概念，就是把全部注意力放在當(dāng)下，而非放在對(duì)未來(lái)的憧憬和期待。不論是大型企業(yè)、中小型企業(yè)還是創(chuàng)業(yè)公司，毫無(wú)疑問(wèn)都會(huì)面對(duì)數(shù)據(jù)化競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境，數(shù)據(jù)不會(huì)打敗你，而善用數(shù)據(jù)的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手會(huì)打敗你。數(shù)據(jù)從哪來(lái)？如何利用檔案數(shù)據(jù)助力業(yè)務(wù)增長(zhǎng)？這是用友在建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案之初的最根本思考，致力于“讓數(shù)據(jù)活起來(lái)”，檔案信息不僅是靜態(tài)資源與動(dòng)態(tài)資源的集成，更是管理與服務(wù)的融合，從而產(chǎn)生協(xié)同合作的價(jià)值。
直播中鄭丹丹介紹到：用友電子會(huì)計(jì)檔案在領(lǐng)域中已處于領(lǐng)先地位，從2016年起用友就開(kāi)始了對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)品的研發(fā)與建設(shè)，并且是按照國(guó)家檔案局驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)來(lái)建設(shè)的，截止目前已協(xié)助4家企業(yè)完成試點(diǎn)驗(yàn)收工作、已服務(wù)超過(guò)百家企業(yè)建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，這其中既有公有云部署、也有私有化部署方式，既有大型企業(yè)、也有中小型企業(yè)，所以用友有大量企業(yè)應(yīng)用實(shí)踐基礎(chǔ)以及豐富的成功經(jīng)驗(yàn)。
用友在專注電子會(huì)計(jì)檔案的同時(shí)，還涉及電子稅務(wù)檔案、文書(shū)檔案等領(lǐng)域。企業(yè)財(cái)稅數(shù)智化轉(zhuǎn)型一方面需要更精確的數(shù)據(jù)管理，同時(shí)也需要結(jié)合業(yè)務(wù)模式、商業(yè)模式等，來(lái)進(jìn)行更加綜合的管理和分析，才能提升檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值和效果。
企業(yè)的數(shù)智化轉(zhuǎn)型不僅是工具和組織的轉(zhuǎn)型，更是思維方式的轉(zhuǎn)型。企業(yè)的決策是否足夠數(shù)智化，是決定不同企業(yè)分處不同代際的標(biāo)志，且一旦落敗很難逆襲。用友電子會(huì)計(jì)檔案以單套制為發(fā)展方向，歷經(jīng)5年的發(fā)展建設(shè)、應(yīng)用實(shí)踐，已完成多場(chǎng)景、全融合對(duì)接用友YonBIP、YonSuite、U8+、U8 cloud、NC、NC Cloud等產(chǎn)品，同時(shí)完全支持與異構(gòu)系統(tǒng)連接。2021，數(shù)字時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，用友電子檔案團(tuán)隊(duì)將繼續(xù)不斷探索、持續(xù)創(chuàng)新，為客戶帶來(lái)更多智能的、可視的體驗(yàn),幫助企業(yè)降低經(jīng)營(yíng)成本、實(shí)現(xiàn)敏捷經(jīng)營(yíng)，助力企業(yè)商業(yè)創(chuàng)新！
