面對數(shù)字時代財務(wù)工作的變革，企業(yè)“業(yè)財稅一體化”，使業(yè)務(wù)發(fā)生、處理和歸檔管理的全過程在線化。在資源共享理念的帶動下，電子檔案管理研究和實踐的不斷深入，使得電子會計檔案進一步擴大了企業(yè)數(shù)字化的應(yīng)用范圍。
與此同時，檔案電子化浪潮已席卷來臨，為什么有如此多的企業(yè)使用電子會計檔案？企業(yè)應(yīng)如何擁抱政策和業(yè)務(wù)變革驅(qū)動的電子會計檔案？TA僅僅是存檔么？又有哪些驚艷的落地應(yīng)用？
2月3日，用友網(wǎng)絡(luò)針對電子會計檔案舉行一場別開生面的專題直播活動。直播現(xiàn)場，用友稅務(wù)云事業(yè)部咨詢專家鄭丹丹，用友稅務(wù)云事業(yè)部方案咨詢顧問蔡堃，用友稅務(wù)云事業(yè)部方案咨詢顧問張艷超，在用友稅務(wù)管理業(yè)務(wù)總監(jiān)、“互聯(lián)網(wǎng)+財稅聯(lián)盟”副秘書長劉沛主持下，解讀電子檔案新發(fā)展。
會計檔案電子化工作從2013年起，由國家財政部、國家稅務(wù)總局、國家檔案局牽頭，以電子發(fā)票報銷入賬歸檔試點的形式開啟。隨著電子發(fā)票，特別是去年專票電子化改革的落地，讓會計檔案電子化受到社會和企業(yè)的廣泛關(guān)注。
直播當天，鄭丹丹從宏觀政策的外部推動到企業(yè)管理的內(nèi)部需求兩個層面介紹了檔案電子化的發(fā)展歷程。財政部、國家檔案局于2020年3月、6月、11月連續(xù)發(fā)布了財會【2020】6號文、《關(guān)于電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》、《中華人民共和國檔案法》、《電子檔案單套管理一般要求（征求意見稿）》，明確了電子發(fā)票、行程單、銀行回單等多種電子會計憑證可以僅以電子形式報銷入賬歸檔。尤其在2021年1月1日起施行的《檔案法》中提出：“電子檔案應(yīng)當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”、“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”等要求，為電子檔案單套制管理提供了原則要求和法律支撐。
對企業(yè)而言，企業(yè)規(guī)模的擴張、并購重組、財務(wù)共享中心模式等業(yè)務(wù)形態(tài)，使得檔案的管理是分散的、傳統(tǒng)的，加之“電子專票”開啟了無紙化時代及企業(yè)信息化系統(tǒng)的升級優(yōu)化，都通過電子會計檔案平臺的建設(shè)實現(xiàn)了信息資源的使用效益。電子會計檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)連接的層面來說，新《辦法》解釋：通過計算機形成、傳輸和存儲的會計檔案是電子會計檔案。因此電子會計檔案對前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)的連接傳輸是符合《辦法》定義的。用友已完成了上百個項目應(yīng)用，通過系統(tǒng)連接，一鍵歸檔。一方面避免人為操作，減免數(shù)據(jù)丟失、損毀、篡改等失誤；另一方面完全實現(xiàn)自動化應(yīng)用、營運增效。
張艷超補充談到，從國家推行專票電子化和無紙化進程的層面來說，電子會計檔案在其中起到了關(guān)鍵節(jié)點和樞紐的作用：企業(yè)在推行無紙化的過程中，業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括：OA系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、共享系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等的建設(shè)，主要解決了線上業(yè)務(wù)處理的問題，沒有實質(zhì)性地解決紙質(zhì)文件存儲的問題，最終是否能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化，關(guān)鍵是看存檔環(huán)節(jié)是否實現(xiàn)電子化和線上化。因此，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子化和無紙化是前置條件。
蔡堃從用友會計檔案為企業(yè)帶來切身價值的角度談到，回歸到企業(yè)自身，“無紙化”為企業(yè)帶來的最直接價值就是降本增效。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔問題在于紙質(zhì)憑證輸出耗材成本高、手工裝冊歸檔重復(fù)性工作量大、存儲空間需求大、并且受限于紙質(zhì)檔案本身的特性，查詢調(diào)研條件顆粒度粗糙，數(shù)據(jù)不能得到有效利用。近年來，用友電子會計檔案服務(wù)上線的項目實際應(yīng)用中，年憑證量十萬級的企業(yè)每年可節(jié)省綜合成本達百萬級，而千萬級年憑證量的集團型企業(yè)、大型企業(yè)每年節(jié)省綜合成本達到數(shù)千萬。不論企業(yè)類型、不分行業(yè)領(lǐng)域，能夠?qū)崿F(xiàn)降本增效并將更多的資源投入到企業(yè)經(jīng)營中，都是檔案電子化的價值體現(xiàn)。
